Kaip sumažinti „PowerPoint“ pristatymo failo dydį

Atsižvelgiant į tai, kad „Microsoft PowerPoint“ pristatymai paprastai pateikiami su daugybe vaizdų, gifų, įterptųjų vaizdo įrašų, diagramų, grafikų ir kito turinio, nenuostabu, kad gaunate gana didelius failus. Štai keli žingsniai, kuriuos galite atlikti norėdami sumažinti pateikties failo dydį.

Dideli failai gali erzinti. Jie užima daug brangios vietos diske, sulėtina atkūrimo našumą ir gali sukelti el. Laiškų atšokimą dėl viršyto failo dydžio apribojimo. Galite užkirsti kelią visiems šiems dalykams, sumažindami pristatymo failo dydį.

Mes jau minėjome tai anksčiau, tačiau pirmiausia turėtumėte pagalvoti apie failo dydžio mažinimą, tai yra vaizdai - ir dėl geros priežasties. Vaizdo failai gali būti gana dideli. Yra keli žingsniai, kuriuos galite atlikti norėdami sumažinti dydį, pavyzdžiui, suspausti pristatymo vaizdus. Jei įtariate, kad jūsų „PowerPoint“ failo dydis yra didelis dėl vaizdų, būtinai perskaitykite mūsų parašytą straipsnį, kaip sumažinti „Office“ dokumentų, kuriuose yra vaizdų, dydį.

SUSIJEDS: Kaip sumažinti "Microsoft Word" dokumento dydį

Mes turime keletą papildomų patarimų, kuriuos galėtume pridėti, jei atlikote šiuos veiksmus, bet vis tiek turite sumažinti pateikties failo dydį.

Konvertuokite savo pristatymą į PPTX formatą

„Microsoft“ išleido PPTX formatą „Office 2007“. Vis dėlto neretai matoma, kad PPT failai sklando. Taigi, koks skirtumas tarp PPT ir PPTX failų? PPTX versija suglaudina visą pristatymo turinį. Jei turite PPT failą ir konvertuojate jį į PPTX failą, pastebėsite, kad sumažėjo failo dydis.

Konvertuoti failą yra taip paprasta, kaip paspausti mygtuką ir pasirinkti failo tipą. Atidarykite savo PPT failą, eikite į skirtuką „Failas“ ir spustelėkite „Konvertuoti“.

Pasirodys „Windows File Explorer“. Pastebėsite, kad įrašymo tipas yra nustatytas kaip „PowerPoint pristatymas“. Tai yra PPTX failo tipas. Spustelėkite „Išsaugoti“.

Dabar jūsų PPT failas bus konvertuotas į PPTX failą. Kaip matote, failo dydis buvo sumažintas.

„HTG Presentation 2“ yra mūsų PPT failas, o „HTG Presentation 3“ yra mūsų PPTX failas. Vien konvertuojant failo tipą, dydis sumažėjo 335 KB.

Nors tai nėra kvapą gniaužiantis failo dydžio sumažėjimas, mums pavyko sumažinti „Word“ dokumento failo dydį nuo 6 001 KB iki 721 KB. Viskas priklauso nuo to, kas yra failo viduje. Pasisekus, tai bus vienintelis žingsnis, kurį turite žengti. Jei ne, skaitykite toliau.

Įdėkite nuotraukų - nekopijuokite ir neįklijuokite

Gundo nukopijuoti ir įklijuoti vaizdą „PowerPoint“, o ne naudoti įterpimo funkciją. Tai nebus problema, jei nesijaudinsite dėl failo dydžio, tačiau jei esate, saugokitės kopijavimo ir įklijavimo - tai gali suformatuoti jūsų vaizdą į BMP arba PNG. Kodėl tai yra problema? Abu šie failų formatai yra didesni nei JPG.

Pirmiau pateiktoje ekrano kopijoje galite pamatyti, kad PNG failas yra 153 KB, palyginti su to paties vaizdo 120 KB JPG failu. Kiekvieną kartą, kai nukopijuojate ir įklijuojate JPG failą į „PowerPoint“, ir jis konvertuojamas į PNG, prie pristatymo pridedate šiek tiek nereikalingo failo dydžio. Naudodamiesi įterpimo funkcija, vaizdai bus įterpti taip, kaip numatyta.

Atlikite vaizdų redagavimą vaizdų rengyklėje - ne „PowerPoint“

Kai įterpiate vaizdą į „PowerPoint“, geriausia įsitikinti, kad jo nereikia redaguoti. Jei jis nėra reikalauja redagavimo, jūs geriau tai daryti vaizdo redaktorius. Kodėl? Kai atvaizdui redaguoti naudojate „PowerPoint“, visi šie pakeitimai išsaugomi kaip pristatymo dalis. Pavyzdžiui, pakeitus vaizdą į juodą ir baltą, „PowerPoint“ išsaugo ir spalvotą vaizdą. Tai yra daugybė papildomų įkandimų.

Jei neturite vaizdo redagavimo priemonės (turite) arba tiesiog turite naudoti „PowerPoint“, būtinai nurodykite „PowerPoint“ išmesti visus perteklinius duomenis, išsaugotus iš redagavimų. Tai sutaupys ne tiek vietos, kiek dirbant specialiame redaktoriuje, tačiau tai padės.

Suspausti visus vaizdus jūsų pristatyme

Vaizdus „PowerPoint“ galite suspausti po vieną arba visus iš karto. Jei norite padaryti pastarąjį, štai kaip.

Atidarykite savo pristatymą, eikite į skirtuką „Failas“ ir kairiajame skydelyje pasirinkite „Išsaugoti kaip“.

Tada pasirinkite „Daugiau parinkčių“, kurią rasite srityje, kurioje pavadintumėte failą, ir pasirinkite failo tipą.

Pasirodys langas „Išsaugoti kaip“ - šį kartą su keliomis papildomomis galimybėmis. Šalia mygtuko „Išsaugoti“ spustelėkite „Įrankiai“.

Pasirodžiusiame išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Suspausti paveikslėlius“.

Pasirodys langas „Suspausti paveikslėlius“. Čia galite pasirinkti vaizdų raiškos tipą (pagal PPI) pristatyme. Taip pat pastebėsite, kad grupėje „Suspaudimo parinktys“ negalite pasirinkti parinkties „Taikyti tik šiai nuotraukai“. Taip yra todėl, kad dėl galimybės pasiekti šį įrankį šios parinkties negalima.

Pastaba:  Jei norite suspausti vieną nuotrauką, pasirinkite ją ir eikite į Paveikslėlių įrankių formatas> Suspausti paveikslėlius.

Kai būsite patenkinti savo pasirinkimu, spustelėkite „Gerai“.

Po to būtinai išsaugokite pristatymą.

Nenaudokite įterptųjų šriftų

Mes suprantame, kodėl galbūt norėsite įterpti šriftų - galbūt rengiate „Žvaigždžių karų“ temą, todėl visi, su kuriais galbūt dalijatės pristatyme, greičiausiai neturės tų specialių šriftų. Įterpę šriftus į savo pristatymą galite užkirsti kelią problemoms, tačiau tai kainuoja padidėjusio failo dydžio.

Apskritai, jei nesate tikri, kad turite rodyti tam tikrą šriftą, rekomenduojame išjungti šrifto įterpimą.

Eikite į skirtuką „Failas“ ir kairiosios srities apačioje pasirinkite „Parinktys“.

Skirtuke „Išsaugoti“ nuimkite žymimąjį laukelį „Įterpti šriftus faile“ ir spustelėkite „Gerai“.

Išsaugojome savo pristatymo kopiją su įterptais visais šriftais, be įterptų šriftų ir įterptais tik pristatyme naudojamais šriftais. Pažvelkite į skirtumą, jei failo dydis:

Dar įsitikinote?

Vietoj jų įdėjimo susiekite su failais

Apsvarstykite failo dydžio skirtumą, jei pristatyme įdėjote visą „YouTube“ vaizdo įrašą, o ne susiejate jį atgal. Įterpus visą vaizdo įrašą jūsų pristatymas bus žymiai didesnis. Įterpiant failą, palyginti su nuoroda į jį, tikrai yra vertingų pranašumų (pvz., Kai gavėjas gali neturėti prieigos prie interneto, kad galėtų paleisti vaizdo įrašą), tačiau jei failo dydis kelia problemų, tiesiog to nedarykite.

Nesaugokite pristatymo miniatiūros

Kelias atgal, kai „Office“ leido jums išsaugoti pateikties miniatiūrų vaizdus, ​​kad galėtumėte gauti trumpą failo peržiūrą ieškodami jo „File Explorer“. „Windows“ tapo tobulesnė, todėl tam nebereikia „Office“ programų pagalbos. Tačiau galimybė vis tiek yra.

Atlikome nedidelį bandymą, kad pamatytume failo dydžio skirtumą, įjungus šią parinktį ir be jos. Čia pateikiami rezultatai:

Įjungus miniatiūrų parinktį, mūsų failo dydis buvo 2 660 KB. Įjungus parinktį, failo dydis buvo sumažintas iki 2 662 KB, taigi iš viso sutaupyta 7 KB.

Tai yra gana nedidelis išsaugojimas, tačiau kai mes jį išbandėme naudodami „Word“ dokumentą, skirtumas buvo didelis - 721 KB neįgalinta parinktis ir 3 247 KB su įjungta parinktimi.

Nors tai yra didelis atotrūkis tarp programų ir nėra visiškai aišku, kodėl skirtumas yra toks didelis, vis tiek verta išnagrinėti variantą. Norėdami išjungti funkciją, atidarykite savo pristatymą, eikite į skirtuką „Failas“ ir dešinėje pusėje pasirinkite „Ypatybės“, tada - „Išplėstinės ypatybės“.

Dabar būsite lango „Ypatybės“ skirtuke „Santrauka“. Lango apačioje atžymėkite laukelį šalia „Išsaugoti peržiūros nuotrauką“ ir spustelėkite „Gerai“.

Pašalinkite asmeninę ir paslėptą informaciją iš savo pristatymo

„Microsoft Office“ jūsų pristatyme išsaugos jūsų asmeninę informaciją (pvz., Autoriaus vardą) ir paslėptas ypatybes. Atsikratę šios informacijos galite sutaupyti šiek tiek vietos.

Atidarykite savo pristatymą, eikite į skirtuką „Failas“, pasirinkite parinktį „Tikrinti problemas“, tada pasirinkite „Tikrinti dokumentą“.

Pasirodys langas „Dokumentų inspektorius“. Įsitikinkite, kad pažymėtas langelis „Dokumento ypatybės ir asmeninė informacija“, tada spustelėkite „Tikrinti“.

Kitame lange pasirinkite „Pašalinti viską“. Dabar informacija bus pašalinta ir sutaupysite kelis KB vietos.

Išjunkite automatinį atkūrimą

Tai nebūtinai rekomenduojame ir tai turėtų būti naudojama tik kaip paskutinė priemonė. „AutoRecover“ yra esminis „Office“ įrankis. Jei prieš išsaugodami kada nors pametėte dokumentą, tiksliai suprantate, ką turime omenyje.

Kiekvieną kartą, kai „Office“ naudoja „AutoRecover“, ji šiek tiek padidina failo dydį. Norėdami išjungti automatinį atkūrimą, eikite į skirtuką „Failas“ ir kairiosios srities apačioje pasirinkite „Parinktys“.

Lango „Parinktys“ skirtuke „Išsaugoti“ panaikinkite žymėjimą laukelyje šalia „Išsaugoti automatinio atkūrimo informaciją kaskart xx minutes“.

Jei nedelsdami išsaugosite ir išeisite iš pristatymo, nepastebėsite skirtumo. Tačiau laikui bėgant, tęsiant pristatymą, „AutoRecover“ funkcija pridės KB prie jūsų failo.

Nukopijuokite viską į naują pristatymą

Kol kuriate savo pristatymą, „PowerPoint“ išsaugos įvairius dalykus fone, kad jums būtų lengviau. Mes jau minėjome, kaip išjungti daugybę šių funkcijų, ištrinti „PowerPoint“ išsaugotus duomenis ir pan., Tačiau visada yra tikimybė, kad kažkas praslydo pro plyšius, o „PowerPoint“ išsaugojo jums nereikalingą informaciją. Turinio nukopijavimas į naują pristatymą gali būti geras problemos sprendimas.

Tai gali būti šiek tiek vargo, nes naudojant „PowerPoint“ turėsite nukopijuoti ir įklijuoti kiekvieną skaidrę (ir pagrindines skaidres). Kai tai padarysite, naujajame pristatyme nebus jokių ankstesnių fono išsaugojimų, automatinio atkūrimo informacijos ar ankstesnių failo versijų. Todėl turėtumėte pamatyti failo dydžio pasikeitimą.

Nors mes negalime tiksliai pasakyti, kiek tai sumažins jūsų failo dydį, nes kiekvienas pristatymas bus skirtingas, verta nufotografuoti.

Galimybė: Išpakuokite pristatymą ir suglaudinkite

Kaip jau minėjome anksčiau, PPTX failas yra suglaudintas failas (todėl dydis yra daug mažesnis nei senosios mokyklos PPT failas). Tai reiškia, kad galite jį atidaryti naudodami tokį įrankį kaip „7-Zip“ ar „WinRar“, išgauti visus failus iš savo PPTX, pridėti juos prie suglaudinto archyvo ir tada pervadinti archyvą į PPTX failo plėtinį.

Vis dėlto čia turėjome klausimų.

Testuodamas Robą naudodamas savo „Word“ dokumentą, jis sėkmingai sumažino failo dydį nuo 721 KB iki 72 KB. Tačiau tai sugadino failą. Testuodamas savo 2614 KB failą, jis jo nesugadino, bet sumažino tik iki 2 594 KB - iš viso tik 20 KB. Mes nesame tikri, kas čia yra, todėl, jei norite tai padaryti, prieš tai būtinai turėkite atsarginę failo kopiją.

Tai visi patarimai, kuriuos turime, kad sumažintumėte „PowerPoint“ pristatymo dydį. Mes visada ieškome naujų ir įdomių būdų, kaip sumažinti mūsų failų dydį, todėl, jei turite patarimų, praneškite mums tai komentarų skiltyje, ir mes mielai juos išbandysime!