Kaip apsaugoti dokumentus ir PDF failus slaptažodžiu naudodami „Microsoft Office“

„Microsoft Office“ leidžia užšifruoti „Office“ dokumentus ir PDF failus, leidžiant niekam net peržiūrėti failą, nebent jis turi slaptažodį. Šiuolaikinėse „Office“ versijose naudojamas saugus šifravimas, kuriuo galite pasikliauti - darant prielaidą, kad nustatėte tvirtą slaptažodį.

Toliau pateiktos instrukcijos taikomos „Microsoft Word“, „PowerPoint“, „Excel“ ir „Access 2016“, tačiau procesas turėtų būti panašus ir kitose naujausiose „Office“ versijose.

Kiek saugu yra „Microsoft Office“ slaptažodžių apsauga?

„Microsoft Office“ slaptažodžių apsaugos funkcijos praeityje sulaukė blogo repo. Nuo „Office 95“ iki „Office 2003“ šifravimo schema buvo labai silpna. Jei turite dokumento, apsaugoto slaptažodžiu, apsaugotą naudojant „Office 2003“ ar ankstesnę versiją, slaptažodį galima lengvai ir greitai apeiti naudojant plačiai prieinamą slaptažodžių trikdymo programinę įrangą.

Su „Office 2007“ „Microsoft“ rimčiau rūpinosi saugumu. „Office 2007“ su 128 bitų raktu persijungė į „Advanced Encryption Standard“ (AES). Tai laikoma plačiai saugia ir tai reiškia, kad „Office“ dabar naudoja tikrą, tvirtą šifravimą jūsų dokumentams apsaugoti, kai nustatote slaptažodį. Išbandėme PDF šifravimo funkciją ir nustatėme, kad ji naudoja 128 bitų AES šifravimą ir „Office 2016“.

SUSIJ :S: Kas yra šifravimas ir kodėl žmonės to bijo?

Reikia atkreipti dėmesį į du svarbius dalykus. Pirma, tik slaptažodžiai, visiškai užšifruojantys dokumentą, yra saugūs. „Office“ taip pat leidžia jums nustatyti slaptažodį „Apriboti failo redagavimą“ - teoriškai leidžiant žmonėms peržiūrėti failą, bet neredaguoti be slaptažodžio. Šio tipo slaptažodį galima lengvai nulaužti ir pašalinti, leidžiant žmonėms redaguoti failą.

Be to, „Office“ šifravimas gerai veikia tik tuo atveju, jei taupote šiuolaikinius dokumentų formatus, pvz., .Docx. Jei išsaugosite senesniuose dokumentų formatuose, pvz., .Doc - suderinamuose su „Office 2003“ ir ankstesnėmis versijomis, „Office“ naudos senesnę, nesaugią šifravimo versiją.

Bet jei jūs išsaugote failus šiuolaikiniais „Office“ formatais ir naudojate parinktį „Šifruoti slaptažodžiu“, o ne parinktį „Apriboti redagavimą“, dokumentai turėtų būti saugūs.

Kaip apsaugoti „Office“ dokumentą slaptažodžiu

Jei norite apsaugoti „Office“ dokumentą slaptažodžiu, pirmiausia atidarykite jį „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ arba „Access“. Viršutiniame kairiajame ekrano kampe spustelėkite meniu „Failas“. Informacijos srityje spustelėkite mygtuką „Apsaugoti dokumentą“ ir pasirinkite „Šifruoti naudojant slaptažodį“.

„Microsoft Word“ mygtukas pavadintas tik „Apsaugoti dokumentą“, tačiau kitose programose jis pavadintas panašiai. „Microsoft Excel“ ieškokite „Protect Workbook“ ir „Microsoft PowerPoint“ „Protect Presentation“. „Microsoft Access“ skirtuke „Info“ tiesiog pamatysite mygtuką „Šifruoti naudojant slaptažodį“. Priešingu atveju veiksmai veiks taip pat.

PASTABA: Jei norite apriboti tik dokumento redagavimą, čia galite pasirinkti „Apriboti redagavimą“, tačiau, kaip sakėme, tai nėra labai saugu ir jį galima lengvai apeiti. Jei norite, geriau užšifruokite visą dokumentą.

SUSIJEDS: Kaip sukurti tvirtą slaptažodį (ir prisiminti)

Įveskite slaptažodį, kuriuo norite užšifruoti dokumentą. Čia norėsite pasirinkti gerą slaptažodį. Silpnus slaptažodžius galima lengvai atspėti nulaužus programinę įrangą, jei kas nors gauna prieigą prie dokumento.

Įspėjimas : Prarasite prieigą prie dokumento, jei kada pamiršite slaptažodį, todėl saugokite jį! „Microsoft“ pataria užsirašyti dokumento pavadinimą ir slaptažodį ir laikyti jį saugioje vietoje.

Kai dokumentas yra užšifruotas, informacijos ekrane pamatysite pranešimą „Norint atidaryti šį dokumentą reikalingas slaptažodis“.

Kitą kartą atidarę dokumentą pamatysite langelį „Įveskite slaptažodį, kad atidarytumėte failą“. Jei neįvesite teisingo slaptažodžio, iš viso negalėsite peržiūrėti dokumento.

Norėdami pašalinti dokumento apsaugą slaptažodžiu, spustelėkite mygtuką „Apsaugoti dokumentą“ ir dar kartą pasirinkite „Šifruoti naudojant slaptažodį“. Įveskite tuščią slaptažodį ir spustelėkite „Gerai“. „Office“ pašalins slaptažodį iš dokumento.

Kaip sukurti slaptažodžiu apsaugotą PDF failą

Taip pat galite eksportuoti „Office“ dokumentą į PDF failą ir slaptažodžiu apsaugokite tą PDF failą. PDF dokumentas bus užšifruotas nurodytu slaptažodžiu. Dėl tam tikrų priežasčių tai veikia „Microsoft Word“, bet ne „Excel“.

Norėdami tai padaryti, atidarykite dokumentą „Microsoft Word“, spustelėkite meniu mygtuką „Failas“ ir pasirinkite „Eksportuoti“. Spustelėkite mygtuką „Sukurti PDF / XPS“, jei norite eksportuoti dokumentą kaip PDF failą.

Parodyto išsaugojimo dialogo lango apačioje spustelėkite mygtuką „Parinktys“. Parinkčių lango apačioje įgalinkite parinktį „Šifruoti dokumentą slaptažodžiu“ ir spustelėkite „Gerai“.

Įveskite slaptažodį, kuriuo norite užšifruoti PDF failą, tada spustelėkite „Gerai“.

Kai baigsite, įveskite PDF failo pavadinimą ir spustelėkite mygtuką „Paskelbti“. „Office“ eksportuos dokumentą į slaptažodžiu apsaugotą PDF failą.

Įspėjimas : Pamiršę slaptažodį negalėsite peržiūrėti PDF failo. Būtinai stebėkite tai, kitaip prarasite prieigą prie savo PDF failo.

Atidarę turėsite įvesti PDF failo slaptažodį. Pvz., Jei atidarote PDF failą naudodami „Microsoft Edge“ - numatytąjį „Windows 10“ PDF peržiūros priemonę, jūsų bus paprašyta įvesti slaptažodį prieš jį peržiūrint. Tai veikia ir kituose PDF skaitytuvuose.

Ši funkcija gali padėti apsaugoti ypač neskelbtinus dokumentus, ypač kai juos saugote USB diske arba internetinėje saugyklos tarnyboje, tokioje kaip „Microsoft OneDrive“.

Viso disko šifravimas, pvz., „Device Encryption“ ir „BitLocker“ „Windows“ kompiuteryje, arba „FileVault“ „Mac“, yra saugesnis ir neskausmingesnis apsaugant visus jūsų kompiuteryje esančius dokumentus, ypač jei jūsų kompiuteris yra pavogtas.