„Google“ dokumentų vadovas pradedantiesiems

Jei dar tik pradedate naudotis „Google“ dokumentais, jos plačios funkcijos ir priedai gali būti šiek tiek pribloškiantys. Štai keletas patarimų, kurie padės jums pradėti naudoti šią galingą „Microsoft Word“ alternatyvą.

Kas yra „Google“ dokumentai?

Jei anksčiau girdėjote apie „Google“ dokumentus, nedvejodami pereikite pirmyn. Jei dar niekada apie tai negirdėjote, pateikite avarijos kursą apie tai, ką turite žinoti. Peržiūrėsime pagrindus ir paaiškinsime, kas yra „Google“ dokumentai ir kaip galite pradėti iš karto.

„Google Docs“ yra nemokamas žiniatinklio teksto apdorojimo įrankis, kurį „Google“ siūlo konkuruoti su „Microsoft Office“ kaip pilną biurų rinkinį - „Google“ diską. Kitos pagrindinės debesų pagrindu sukurtos paslaugos yra „Sheets“ („Excel“) ir „Slides“ („Powerpoint“).

SUSIJEDS: Kas vis dėlto yra „G Suite“?

„Google“ dokumentai pasiekiami visuose įrenginiuose ir platformose; viskas, ko jums reikia, yra interneto ryšys ir interneto naršyklė (arba, mobiliųjų telefonų atveju, taikomos programos). „Google“ atlieka visa kita ir susiduria su sunkiausio kėlimo dalimi, kai ji paleidžia programinę įrangą debesyje.

Dokumentai palaiko kelis skirtingus failų tipus, įskaitant .doc, .docx .txt, .rtf ir .odt, todėl lengva peržiūrėti ir konvertuoti „Microsoft Office“ failus tiesiogiai iš „Google“ disko.

Kadangi „Dokumentai“ yra internetinis tekstų apdorojimo įrankis, galite bendrinti ir bendradarbiauti su keliais žmonėmis tame pačiame dokumente, stebėdami pakeitimus, pakeitimus ir pasiūlymus realiuoju laiku.

Ar girdėjai pakankamai? Pradėkime.

Kaip prisiregistruoti gauti sąskaitą

Pirmas dalykas, kurį turėsite padaryti prieš naudodamiesi „Google“ dokumentais, yra „Google“ paskyros („@gmail“ paskyros) prisiregistravimas. Jei jau turite paskyrą, nedvejodami pereikite prie kito skyriaus. Jei ne, apžvelgsime paprastą būdą sukurti „Google“ paskyrą ir nustatyti, kaip nustatyti „Dokumentus“.

Eikite į accounts.google.com, spustelėkite „Sukurti paskyrą“, tada - „Aš sau“.

Kitame puslapyje turėsite pateikti tam tikrą informaciją, kad sukurtumėte paskyrą, pvz., Vardus ir pavardes, vartotojo vardą ir slaptažodį.

Be to, turite patvirtinti savo telefono numerį, kad įsitikintumėte, jog esate tikras žmogus, o ne robotas.

Patvirtinę telefono numerį, kituose puslapiuose reikalaujama pateikti atkūrimo el. Pašto adresą, gimimo datą ir lytį, taip pat sutikti su privatumo pareiškimu ir paslaugų teikimo sąlygomis. Užbaikite tai ir būsite išdidus naujas „Google“ paskyros savininkas.

Kaip sukurti tuščią dokumentą

Dabar, kai turite „Google“ paskyrą, laikas sukurti pirmąjį dokumentą. Eikite į „Google“ dokumentus ir užveskite žymeklį ant įvairiaspalvės „+“ piktogramos apatiniame dešiniajame kampe.

+ Virsta mėlyna pieštuko piktograma; paspauskite ant jo.

„Chrome Pro“ patarimas:  jei naudojate „Google Chrome“, galite įvesti docs.newį „Omnibox“ ir paspausti „Enter“, kad automatiškai sukurtumėte ir atidarytumėte naują tuščią dokumentą.

Kaip importuoti „Microsoft Word“ dokumentą

Net jei dar nesinaudojote „Google“ dokumentais, galbūt jau turite „Microsoft Word“ failų rinkinį, kurį norite naudoti. Tokiu atveju turėsite įkelti visus „Word“ dokumentus, kad galėtumėte juos peržiūrėti. Nors tai gali nepalaikyti kai kurių pažangesnių kai kurių „Word“ dokumentų funkcijų ir formatavimo, jis veikia gana gerai.

Importuodami „Word“ dokumentą, failams įkelti galite naudoti „Google“ dokumentus arba Diską. Abu metodai leidžia vilkti ir mesti failą iš kompiuterio tiesiai į žiniatinklio naršyklę, kad būtų lengva įkelti. Diske saugomi visi jūsų įkelti failai, tačiau patogumo sumetimais, kai einate į pagrindinį dokumentų puslapį, jame rodomi tik dokumento tipo failai.

Pagrindiniame „Google“ dokumentų puslapyje viršuje dešinėje spustelėkite aplanko piktogramą, tada spustelėkite skirtuką „Įkelti“.

Įkėlus „Word“ failą, Dokumentai jį automatiškai atidaro, kad galėtumėte pradėti redaguoti, bendrinti ir bendradarbiauti.

Norėdami atidaryti „Word“ dokumentą, kurį norite redaguoti, spustelėkite failą su mėlynu „W“ šalia failo pavadinimo iš „Google“ dokumentų pagrindinio puslapio.

Spustelėkite arba peržiūrėkite „Word“ failą, arba redaguokite jį dokumentuose.

Baigę dokumentą, galite jį atsisiųsti atgal į DOCX arba PDF, ODT, TXT, HTML arba EPUB formatą. Spustelėkite Failas> Atsisiųsti kaip, tada spustelėkite norimą formatą ir jis bus atsisiųstas tiesiai ten, kur failai išsaugomi iš jūsų naršyklės.

SUSIJEDS: Kaip importuoti „Word“ dokumentą į „Google“ dokumentus

Kaip patikrinti savo rašybą „Google“ dokumentuose

Dabar, kai turite keletą dokumentų, atėjo laikas įsitikinti, kad rašyba ir gramatika yra teisingi. Dokumentuose yra rašybos tikrintuvas, kuris yra pasirengęs eiti už jus - bet kada, kai ką nors rašote neteisingai, rašote klaidžią liniją, kuri paskatina jus atlikti pakeitimus.

Tai turėtų būti įjungta pagal numatytuosius nustatymus, tačiau įsitikinkite, kad pasirinkote Įrankiai> Rašyba> Pabraukimo klaidos.

Norėdami pamatyti rašybos taisymus ir pasiūlymus, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite žodį su eilute žemiau. Arba, norėdami atidaryti rašybos tikrinimo ir gramatikos įrankį, paspauskite „Ctrl“ + „Alt“ + X („Windows“) arba „Command“ + „Alt“ + X („Mac“).

Kitas būdas pasiekti rašybos tikrinimą yra spustelėti piktogramą su A ir varnele. Tai įgalina įrankį ir analizuoja jūsų dokumentą rašybai ir gramatikai.

Kartu su rašybos tikrintuvu „Google“ dokumentuose yra įmontuotas žodynas ir tezauras. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai paryškinti žodį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį, tada spustelėkite „Apibrėžti [žodį]“.

Nors tai turėtų padėti jums pradėti, jei norite daugiau informacijos, gilinamės į dokumentų rašybos ir gramatikos tikrintuvą.

SUSIJEDS: Kaip patikrinti savo rašybą „Google“ dokumentuose

Kaip bendradarbiauti kuriant dokumentus su kitais

Viena iš geriausių „Google“ dokumentų savybių yra galimybė sugeneruoti bendrinamą nuorodą, leidžiančią kiekvienam ją turinčiam asmeniui peržiūrėti, siūlyti redaguoti arba redaguoti jūsų dokumentą. Užuot siuntę failą pirmyn ir atgal tarp bendradarbių, galite redaguoti ir siūlyti visus iš karto, tarsi visi būtumėte susikibę į tą patį kompiuterį realiuoju laiku. Vienintelis skirtumas yra tas, kad kiekvienas asmuo turi savo teksto įvedimo žymeklį, kurį gali naudoti savo asmeniniame kompiuteryje.

Dokumente, kurį norite bendrinti, spustelėkite mėlyną mygtuką „Bendrinti“, kad pasirinktumėte, kaip ir su kuo norite siųsti nuorodą į savo failą. Galite patys įvesti el. Pašto adresus arba viršutiniame kampe spustelėkite „Gauti bendrinamą nuorodą“, kad patys įteiktumėte kvietimą.

Išskleidžiamajame meniu galite redaguoti, kiek bendro (-ių) vartotojo (-ų) galia turi failą, kai pasirenkate vieną iš šių parinkčių:

  • Išjungta:  bendrinimas išjungtas. Jei anksčiau bendrinote nuorodą su kitais, ji nebeveiks ir panaikins bet kokius anksčiau turėtus leidimus.
  • Kiekvienas, turintis nuorodą, gali redaguoti:  suteikia bendrinamiems vartotojams visišką skaitymo / rašymo prieigą. Tačiau jie vis tiek negali jo ištrinti iš jūsų Disko - tai skirtas tik failo turiniui.
  • Visi, turintys nuorodą, gali komentuoti:   leidžia bendrinamiems vartotojams palikti komentarus, jei to pageidaujama - tai puikiai tinka komandos projektams.
  • Kiekvienas, turintis nuorodą, gali peržiūrėti : bendri vartotojai gali peržiūrėti failą, bet jokiu būdu negali jo redaguoti. Tai yra numatytasis veiksmas, kai bendrinate failą, ir geriausias pasirinkimas, jei bandote bendrinti failą atsisiųsti.

Naudodami šias bendrinamas nuorodas, kurios taip pat veikia su kitais Disko failais ir mobiliajame telefone, galite padaryti daug daugiau. Norėdami išsamiau sužinoti, kaip veikia šios nuorodos ir kaip jas sugeneruoti, peržiūrėkite mūsų įrašą.

SUSIJEDS: Kaip sukurti bendrinamų atsisiuntimo nuorodų failams „Google“ diske

Kaip pamatyti visus naujausius dokumento pakeitimus

Kai dalijatės dokumentais su kitais, sunku sekti visus mažus pokyčius, kurie įvyksta, jei jūsų nėra. Tam yra pakeitimų istorija. „Google“ dokumentai stebi visus dokumente įvykusius pakeitimus ir sugrupuoja juos į laikotarpius, neleisdami netvarkos. Jūs netgi galite grąžinti failą į bet kurią iš ankstesnių versijų, išvardytų istorijoje, vienu pelės paspaudimu.

Visų naujausių pakeitimų sąrašą galite peržiūrėti spustelėję Failas> Versijų istorija> Žiūrėti versijų istoriją.

SUSIJEDS: Kaip pamatyti naujausius „Google“ dokumentų, skaičiuoklių ar skaidrių failo pakeitimus

Kaip pasiūlyti dokumento redagavimą

Jei esate dokumento savininkas ir norėtumėte, kad bendradarbiai turėtų siūlyti jūsų failo pakeitimus (užuot juos tiesiogiai redagavę), prieigos leidimą galite nustatyti kaip „Pasiūlymai“. Tai leidžia kitiems redaguoti dokumentą, nesijaudinant, kad kiti netvarko jūsų faile. Kai bendradarbis atlieka redagavimą, savininkas gauna el. Laišką apie siūlomą redagavimą ir gali pasirinkti palikti arba atmesti pakeitimą.

Jei pažvelgsite dokumento lango viršuje, dešinėje, pamatysite savo dabartinę būseną. Jei matote „Siūlyti“, jūs gerai einate. Jei matote „Redagavimas“ arba „Peržiūra“, spustelėkite tą mygtuką ir spustelėkite parinktį „Siūlyti“.

SUSIJEDS: Kaip pasiūlyti redagavimą „Google“ dokumentuose

Kaip rasti žodį ir puslapių skaičių

Pagal numatytuosius nustatymus „Google“ dokumentuose nerodomas žodžių ar puslapių skaičius, tačiau juos lengva patikrinti be rankinio skaičiavimo. Taigi, jei turite griežtą užduočių žodžių limitą arba norite sekti parašytą sumą, galite pamatyti išsamią informaciją apie savo darbą su žodžių skaičiumi. Jūs netgi galite paryškinti tekstą iš bet kurios pastraipos, kad patikrintumėte, kiek žodžių yra pasirinkime.

Norėdami peržiūrėti dokumento žodžių / puslapių skaičių, spustelėkite Įrankiai> Žodžių skaičius arba paspauskite „Ctrl“ + „Shift“ + C „Windows“ ir „Command“ + „Shift“ + C „Mac“.

Taip pat galite rasti konkrečios teksto eilutės žodžių skaičių, paryškindami jį ir grįždami į „Tools“> „Word Count“ (arba naudodami klavišų kombinaciją).

SUSIJEDS: Kaip rasti puslapių ir žodžių skaičių „Google“ dokumentuose

Kaip naudotis „Google“ dokumentais neprisijungus

Kas atsitiks, jei jums reikia pasiekti „Google“ dokumentus, bet neturite interneto ryšio? Nors „Google“ dokumentai yra žiniatinklio produktas, tai nereiškia, kad negalite jo naudoti neprisijungę. Turite atsisiųsti „Chrome“ plėtinį ir prieš tai įsitikinkite, kad įgalinote failą naudoti neprisijungus. Bet kokie failo pakeitimai atnaujinami kitą kartą prisijungus prie interneto.

Atsisiuntę oficialų „Chrome“ plėtinį, eikite į „Google“ dokumentų pagrindinį puslapį ir viršutiniame kairiajame kampe spustelėkite „Hamburger“ meniu> Nustatymai. Čia, perjunkite „Neprisijungęs“ į padėtį Įjungta, tada spustelėkite „Gerai“.

Siekdama sutaupyti vietos įrenginio vietos, „Google“ atsisiųsti ir padaryti neprisijungus prieinamus tik naujausius failus. Norėdami rankiniu būdu įgalinti failą, spustelėkite trijų taškų piktogramą, tada perjunkite „Available Offline“ į On.

SUSIJEDS: Kaip naudotis „Google“ dokumentais neprisijungus

Kaip pridėti puslapių numerius prie dokumento

Puslapių numeriai yra vaizdinis įrankis, naudojamas skaitytojui parodyti, kuriame puslapyje jie šiuo metu yra. Jie taip pat padeda jums sutvarkyti fizinius popieriaus lapus ir išdėstyti juos tinkama tvarka (žinote - jei atspausdinate). „Google“ dokumentai automatiškai negeneruoja puslapių numerių failuose, juos turite pridėti rankiniu būdu, tačiau juos lengva pridėti prie dokumento antraštės ar poraštės.

Norėdami pridėti puslapio numerį prie visų puslapių, spustelėkite Įterpti> Antraštė ir puslapio numeris> Puslapio numeris. Pamatysite iššokantį langą, kuriame galėsite pasirinkti puslapio numerio stilių.

SUSIJEDS: Kaip pridėti puslapių numerius prie "Google" dokumentų

Kaip valdyti paraštes „Google“ dokumentuose

Paraštės yra baltoji erdvė, ribojanti jūsų dokumentą iš visų pusių. Kadangi paraštės sukuria nematomą kraštinę, sumažindami paraštės dydį, padidinate naudingos vietos puslapyje kiekį. Jei reikia pakeisti vietos dydį visų failo puslapių kraštuose, turite valdyti jo paraštes liniuote išilgai dokumento šono ir viršaus.

Jei norėtumėte paraštes įvesti rankiniu būdu, spustelėkite Failas> Puslapio sąranka, įveskite baltos vietos kiekį, kurį norite pamatyti kiekvienoje pusėje, tada spustelėkite „Gerai“.

SUSIJEDS: Kaip valdyti paraštes „Google“ dokumentuose

Kaip pridėti teksto laukelį prie dokumento

Teksto laukelių pridėjimas prie „Google“ dokumentų yra puikus būdas pabrėžti aktualią informaciją ir atkreipti dėmesį į konkrečius dokumento elementus. Tačiau sukurti nėra paprastas procesas ir jis yra paslėptas mažai tikėtinoje vietoje: iš piešimo funkcijos.

Norėdami patekti į piešimo meniu, eikite į Įterpimas> Piešimas ir meniu juostoje spustelėkite teksto laukelio piktogramą.

Dabar spustelėkite ir vilkite pelę, kad pateiktoje vietoje sukurtumėte teksto laukelį, tada pridėkite norimą tekstą.

Spustelėkite „Išsaugoti ir uždaryti“, kad baigtumėte įterpti teksto laukelį į savo dokumentą.

SUSIJEDS: Kaip pridėti teksto laukelį „Google“ dokumentuose

Kaip pridėti turinį

Turinys yra būdas parodyti skaitytojams kiekvieną dokumente nurodytą temą / skyrių. Ši funkcija automatiškai sukuria vieną ir naudoja nuorodas, kurios spustelėjus pereina į kiekvieną skyrių. Taigi, jei turite didelį dokumentą, tai leidžia bet kam greitai pasiekti konkrečias dalis, nereikia slinkti viso daikto.

Spustelėkite Įterpti> Turinys, tada spustelėkite bet kurią iš dviejų pateiktų parinkčių. Pirmasis variantas yra paprasto teksto turinio su skaičiais dešinėje pusėje, skirtas spausdintiems dokumentams. Antroji parinktis nenaudoja puslapių numerių, o įterpia hipersaitus, kurie pereina į pažymėtą skyrių, kad dokumentai būtų peržiūrimi internete.

Atminkite, kad norėdami sukurti automatiškai sugeneruotą turinį, susiejantį su tam tikromis jūsų dokumento skiltimis, turite suformatuoti kiekvieną skyrių arba pavadinimą naudodami „Google“ dokumentų vidinius antraštės stilius. Tai leidžia Dokumentams žinoti, kaip užpildyti lentelę ir pridėti spustelėjamas nuorodas.

SUSIJEDS: Kaip sukurti „Google“ dokumentų turinį

Geriausi „Google“ dokumentų priedai

Sužinoję visus „Google“ dokumentų pagrindus, galite tapti tikru energijos vartotoju, pridėdami priedų. Priedai yra panašūs į žiniatinklio naršyklių plėtinius, tačiau yra būdingi „Google“ dokumentams ir leidžia jums gauti papildomų funkcijų iš trečiųjų šalių kūrėjų. Galite įdiegti įrankius produktyvumui padidinti naudodami papildomas korektorius, dokumentų pasirašymo programas, dokumento vertėją ir net mokytojų rubrikų kūrėją.

SUSIJEDS: Geriausi „Google“ dokumentų priedai